MINUTES OF DIRECTORS’ MEETING 
DATE HELD:   Saturday, November 12, 2011
LOCATION:      Saturna Recreation and Cultural Centre
         Saturna, British Columbia
CALL TO ORDER:   1:05 p.m.

In attendance:   Paul Brent,
Michael Fry 
Ron Hall
Susan Jamieson–McLarnon 
Ron Monk
Murray Rankin  
Bill Schermbrucker
                  
         Regrets:   Ellen Bourassa 
               Susie Washington–Smyth

         Guests:      Jean Elwell   
               Ray Lindsay
               Sheila Wallace
               Dawn Wood
 

1.0 Call to Order

The meeting was called to order at 1:05 pm by President Murray Rankin
Guests Jean Elwell, Ray Lindsay, Sheila Wallace and Dawn Wood were welcomed to the meeting.

2.0 Approval of Agenda

Paul Brent requested an additional item to consider a name change from  Property Owners to RatePayers Association.
It was moved by Paul Brent to approve the agenda as amended.  Carried.

3.0  Approval of Previous Minutes  (circulated by email)

Michael Fry moved approval of minutes of the August 20, 2011 meeting.     Carried.

4.0   Committee Reports

4.01  Financial Report 

Murray Rankin circulated Treasurer Ellen Bourassa’s financial and membership reports.  Susan Jamieson–McLarnon questioned the low interest on the bank account considering the significant balance.   Action:  it was suggested that the Treasurer explore possibility of getting a better interest rate.

4.02  Membership 

Murray Rankin noted that since the report was printed two new memberships have come in.  The adjusted membership total is now 223.

The nature of SIPOA membership was introduced as an additional agenda item.  Paul Brent pointed out that SIPOA is often perceived as elitist because of the requirement to own property.  He suggested a name change from “Saturna Island Property Owners’ Association” to “Saturna Island Ratepayers’ Association”.  On Saturna, many members are not individual property owners but “corporate members” (Old Point Farm, Group of Thirty, other strata groups).  Tenants are ratepayers.
This would need to be taken to the Annual General Meeting.  Ron Monk noted that consideration of this may help clarify what the organization is about.
Actions:  Murray Rankin will request constitutions of ratepayer associations as background information.  Following Board discussion, Bill Scherbrucker will work with Murray Rankin to draft wording to present to membership for discussion and decision.
5.0  Ongoing Business

   5.01 PILTS

Tom Johnstone is currently in the US and there is no report since his last presentation to the Board.  Murray Rankin will contact him and follow–up directly.

5.02 Roads Update

A letter to Larry Page, dated November 4, 2011 from Mark Traverso was circulated.  In this letter he stated that lacking correspondence or file notes to support the claim of a previous agreement…”the Ministry will not accept a road dedication in this area until the road meets Ministry road design specifications”.

Sheila Wallace reported that it is clear to the residents that Mark Traverso is not clear on the area of road being considered.  Ministry of Highways already holds right of way on the steepest, top third of the access road.  She also clarified that the Saturna Beach Estates Strata is not the same as the  Lot 32 Vineyard Property.  Sheila presented a diagram showing the specific areas in question showing grades on the area of concern range between 15% down to 1%.  She indicated that she also has considerable documentation to further support their position.  Sheila has sent a letter to Mark Traverso with the information regarding the grade and road standards; however, she has not yet received a response.

There was extensive discussion of possible reasons for the Ministry of Highways stance (liability issues, financial commitment re roadbed maintenance? other obligations?)

Action: SIPOA will work with the Saturna Beach Estates strata group to present the Ministry of Highways with accurate information once Larry Page has his response.  Sheila Wallace will copy SIPOA when she receives a response from Mark Traverso.  Meanwhile the strata reps will also take photos of the specific areas to show the grade to supplement the diagram.  If necessary, Murray Rankin will contact the parties to the “hand shake agreement” and request sworn statements  to their involvement.  Once all data is collected, an appointment will be made to meet once again with Mark Traverso.


5.03  Ferries Update

SIPOA, represented by Paul Brent, made a presentation to BC Ferries Commissioner Gordon Macatee on October 1.  As yet there has been no official response.

There was a short break while Paul Brent, Jean Elwell and Sheila Wallace left the meeting.

5.04 Health Services on Saturna Update

Dawn Wood reported that Saturna Community Club, as tenant of the Saturna Recreation and Cultural Centre, has now been offered a lease agreement for the Nurse Practitioner’s use of the Clinic one day per week.  This agreement was offered through Vancouver Island Health Authority as “sub–tenant” channeling Ministry of Health funding.


5.05 Car Stop Program Update
Michael Fry reported receipt of a grant in aid from the CRD for $1500 to institute a Car Stop program on Saturna.  This is a twoyear trial program with 9 car stops.  The 9 signs with rivets and posts cost $847.  Pat Ropars has been consulted on appropriate placement of the signs so they won’t interfere with road maintenance.  The Lion Club has offered to assist with placing the signs.  

It was suggested that professional posters be purchased to describe and explain the Car Stop program.  Murray Rankin suggested that the most used sites (eg. ferry dock and General Store) should also include the “rules” of the program.  



6.0  New Business

6.01  Yahoo Listserve issue

SIPOA currently has a professional website as well as the Yahoo listserve.  Do we want to continue with the listserve, either as a moderated or non–moderated site?  Practical questions of having a moderated site are who would be willing to moderate the site and what would be the liability issues?  BillSchermbrucker reminded the meeting that the Canadian Charter provides for freedom of expression.  Ray Lindsay noted that an open forum is just that – open – as long as the organization does not have responsibility for it.  Ron Monk suggested that SIPOA should not stay associated with the listserve.  If a forum is desired, it could be a Saturna open listserve.  Dawn noted that SIPOA’s reputation in the community is often negatively impacted by strongly negative or divisive postings.   It was suggested that SIPOA send a note to members requesting input regarding disconnecting from the Yahoo listserv and that this decision needs to be made by the members, not just the Directors.  

Action:  Murray will draft a letter to members concerning their interest in continuing the listserve forum. If they view this as an important service, perhaps we might invite other community members or groups to take on offering an alternative forum.   Murray, Ron and Bill S will work as a committee on drafting and distributing this message.

6.02  ‘Netiquette

David Cheslow has posted a suggested policy for internet etiquette. This will still be relevant for any type of forum.

6.3  Other:

i)   Ron Hall noted that a danger exists along East Point Road between the library and the top of the rise near Carefree Court.  If pedestrians are walking at the side of the road, vehicles often have to pull over the median to avoid the walkers, potentially putting all in danger if another vehicle approaches over the hill.
Action:  Michael Fry will ask Pat Ropars about the possibility of developing a pathway along that section of East Point Road

ii) Susan Jamieson–McLarnon noted that some members living on the mainland who are not on the listserve may not be aware of their right to vote in the Islands Trust election.   She suggested that they be contacted directly to let them know where they can access information about the Islands Trust election process for voting and polling stations..  Since this represents a small number of members it was agreed that Directors present would divide up the list of contacts.

7. Next Meeting

   The next meeting will be scheduled for Saturday,February 11, 2012.

8.  Adjournment

As there was no further business, Murray Rankin declared the meeting adjourned.